企业内规章制度与企业标准的区别及转化时的关注要点

2020-01-22

在企业标准化活动中,会面对大量的标准化文件,特别是规章制度、标准。有的企业为了推进标准化,简单地把所有的规章制度换个标题、换个首页就转化为了标准,这样做是不严谨的,不利于标准化工作与企业的经营。

1        规章制度与标准的区别

两者在实际的企业管理过程中有交叉,分别承担着不同的角色。简单可概括为表1

1:规章制度与标准的区别

序号

项目

规章制度

标准

1

概念/定义

   为履行企业使命、行使组织职能、实现企业目标而批准发布的,由企业下级单位或个体遵守的活动规则、准则说明、事项要求等,以实现企业管理的某项目的。包括规程、准则、章程、制度、办法、规定、决定、通知等形式。(概括性描述,无引用来源)

    规范性文件(与规章制度接近的术语):为各种活动或其结果提供规则、指南或特性的文件。诸如标准、规范、规程和法规等文件的通称。(——自GB/T20000.1-20145.1

    通过标准化活动,按照规定的程序经协商一致制定,为各种活动或其结果提供规则、指南或特性,供共同使用和重复使用的文件。(——自GB/T20000.1-20145.3

2

范畴

所有的要求,范畴大于标准,包含标准

是特定的规章制度/规范性文件,范畴小,属于规范性文件

3

对象

独立性或临时性/一次性的事务

共同性或重复性/多次性的活动及其结果

4

用途

特定时间、特定事项的特定目的,以促进企业整体或局部或单项事务的效益

在既定范围内获得最佳秩序、促进(企业内或相关方)共同效益。

5

批准人

企业相应层级行政权力人批准,相对权力化

企业法人或授权人或标准化机构批准,相对权威性

6

程序与周期

行政管理的决策程序,周期较短

(注意:与劳动者权益相关的规章制度制定时应程序合法——劳动法)

标准制定程序,协商一致,周期较长

7

制定基础依据及其方法水平

管理经验、实际情境

方法水平是充分考虑实施适用,兼顾最新技术水平

感性应急大于理性规划

宜以科学、技术和经验的综合成果为基础

方法水平充分考虑最新技术水平,兼顾实施适用

理性规划大于感性、应急

8

事务类型

例外事务、新增事项

例行公事、成熟业务

9

格式体例

公文条文,相对灵活

标准体例,相对规范

10

传递方向及其强制性

由上到下,纵向传递,强制性执行

从左到右,横向接口,强制性较弱

11

管理中的位置

特立独行,为专项事务所用

系统设置,为协调不同事项

12

跨组织

组织内

组织内及跨组织

13

持续成长性/生命周期

定期复审(一般每年或必要时)、更新,管理特定目的达成后,规章制度完成使命,可能废止,相对周期短。

当管理对象变得成熟或重复时,可转换升级为标准。

定期复审(一般不超过3年或必要时),判断继续有效、修订或废止。相对周期长。

当水平较高,影响较大时,可升级为团体标准、区域标准、行业标准或国家标准等。

 

2        规章制度与标准的相同点

虽然两者之间的区别明显,但它们之间的本质等特性是相同的,相同点见表2

2:规章制度与标准的相同点

序号

项目

规章制度/标准

1

本质

要求

2

形式

文件

3

目的性

沟通意图、统一行动

4

程序

需求——立项——编制——批准——执行——评审——更新——作废,均可纳入组织知识管理。

5

合规

符合法律法规要求

 

3        规章制度转化为标准的基本要求与关注点

广义上,规章制度可以包含标准,标准是特定的规章制度。但规章制度与标准在企业管理中发挥着各自的重要作用,它们对于企业经营发展的贡献是不同的,不能简单地说标准比规章制度更高级或更重要。

在实施标准化活动中,不是把所有的规章制度都转化为标准或者标准化文件,如《关于公司员工在大门装修期间的进入厂区规定》的临时性制度可能不适宜转化为标准。

但对于常规的、例行的、重复发生的或共同使用的活动及其结果的相关规章制度完全可以转化为标准,以提升企业的管理水平,提高管理效率。如,在企业拓展海外市场初期或者经历特定客户的投诉要求时,为解决产品运输过程中的包装或者售卖等问题,制定发布《关于发往海外产品包装要求的通知》,具有共同使用的特征可转化为产品包装标准。再比如,新招聘员工试用时出现了生产事故,企业针对性制定发布了《关于新员工试用期间的行为规则》的规章制度,具有重复使用的性质,也可适时转化为管理标准。

规章制度在转化为标准时,除执行具体的标准化活动要求外,应关注以下几点:

a)       评审分类、系统选位

要基于企业管理的总体目标,对相关方需求和期望进行分析,明确标准化对象后。评审与相关规章制度涉及对象、流程的契合度。对具备标准特性的规章制度可以选定为转化成标准的对象。

根据简化、统一的原则,对需要转化的规章制度进行系统性的安排,寻找在企业标准体系架构中的位置,分配相应编号,纳入标准化活动计划范围。

注意,此时,可能需要对现行的待转化规章制度进行分解或合并,重新组合,从“体制外”融入标准体系的“体制内”。

b)       关注接口、优化规范

根据拟转化的规章制度的标准化对象在企业标准体系中的位置及其相互关联,对其与关系方的接口进行分析。通过协商一致(普遍同意,即有关重要得益相关方对于实质性问题没有坚持反对意见,同时按照程序考虑了有关各方的观点并且协调了所有争议。注:协商一致并不意味着全体一致同意。GB/T20000.1-2014,3.7)的方法,取得不同活动及其成果间的平衡,追求整体或共同效益的最大化。

按照标准制定要求,组织代表性的专家,以最新技术水平的综合成果为基础,对标准主体进行优化、规范。确保在界定的范围内规定完整、清楚、准确,合理应用要求、推荐、陈述等的编辑方法,形成真正意义上的标准。以便于交流、共同实施,并为未来技术管理发展提供框架。

即使没有参加标准编写的人员也能够理解,且不产生歧义。

注意,此时的规章制度经过权威成员的加工,引入新鲜的技术成分,内容更为系统、条理更为清楚、表述更为精准、应用更为广泛,完成了标准的孕育,实现了规章制度的脱胎换骨的本质性升级。

c)       体例符合、程序到位

按照企业标准的结构、起草表述规则和编排格式等要求,形成标准文本,完成形式的转化。如参照GB/T1.1-2009《标准化工作导则 1部分:标准的结构和编写》及相关标准进行。

规章制度要成为标准,不可能像有的制度,领导一拍脑袋就当天就拍板,需要按照标准化活动的流程,合法合规地完成程序流程。特别是对反馈的意见逐一分析研究,决定取舍后形成送审稿,经审查、修改、批准后实施。

如此,规章制度就从形式上完成了华丽的转身,成为一个真正意义的标准。

d)       应用升级、积极发展

用于企业内部的规章制度,转化形成标准后,按照标准的管理要求进行定期复审或适时评审,继续有效、及时修订,或者废止,或者研发新的标准。

企业适时对接国际、国外先进、国家、行业、地方或团体标准,进行升级优化。把企业的优势发挥到最大,扩展到企业外部,提升企业的竞争力,实现积极的发展。

所谓的一流企业做标准,是需要升级发展的。当然,不同企业的标准化活动开展应当基于本企业的实际状况,不可一刀切。


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